Kỹ thuật & Công nghệ

Phân tích Chi tiêu Mua sắm là khó đối với các ứng dụng CNTT

Hệ thống phân tích và thông minh. Phân tích tổng chi tiêu của tổ chức của bạn một cách thường xuyên dường như là một nhiệm vụ hợp lý và hợp lý. Nhưng tại sao ít tổ chức làm điều đó, đặc biệt là với quyền truy cập vào các ứng dụng CNTT cho phép 'dữ liệu lớn', nhận dạng mẫu và trí tuệ nhân tạo? Một số câu trả lời đã được công khai ở Úc trong vài tuần qua, với việc chính phủ liên bang tiến hành xem xét dựa trên CNTT về các khoản thanh toán được thực hiện cho những người yêu cầu thanh toán an sinh xã hội. Sự ra đời của 'dữ liệu lớn' và sự liên kết của các bộ phận CNTT của chính phủ liên bang có nghĩa là bộ phận xử lý an ninh xã hội có thể truy cập vào các tệp dữ liệu của những người yêu cầu bồi thường và đối sánh chúng để tìm những điểm bất thường trong các yêu cầu. Tuy nhiên, không có gì ngạc nhiên đối với nhiều người, 'trí thông minh' trong ứng dụng phân tích đã được chứng minh là có giới hạn. Ví dụ, một người bị Ford cho thôi việc, khi công ty này đóng cửa cơ sở sản xuất ở Úc tại 2016 có thể được liệt kê vào danh sách an sinh xã hội đã từng làm việc cho Ford Motor Company nhưng với Cục Thuế, đã được Ford Australia tuyển dụng. Ứng dụng phân tích nhận ra hai công ty khác nhau và cho rằng người đó đã khai man rằng chỉ làm việc cho một công ty. Dựa trên suy luận này, máy tính sẽ tự động gửi một lá thư đến người đó yêu cầu hoàn trả tiền thất nghiệp. Đây, một 'tính năng' khác của phân tích đang gây nhiều bức xúc trong cộng đồng. Đáng buồn là tình hình này, nó có liên quan gì đến chuỗi cung ứng? Chà, nếu các cơ quan chính phủ hỏi các doanh nghiệp thương mại về cách họ phân tích tổng chi tiêu của tổ chức, bao gồm cả việc thẩm vấn dữ liệu từ nhiều bộ phận và hoạt động, thì câu trả lời thường là 'quá khó'. Phân tích chi tiêu trong tổ chức của bạn Phân tích chi tiêu là quá trình tìm hiểu mô hình chi tiêu mua hàng trong tổ chức. Để đạt được điều này, một tổ chức phải có khả năng thu thập tất cả dữ liệu liên quan đến các giao dịch với các bên bên ngoài trong một hệ thống. Hệ thống này sẽ có hai ứng dụng chính – Mua sắm (phần mua) và Phân tích chi tiêu; ở giữa là hệ thống Kế toán. Hệ thống giải quyết Chiến lược Mua sắm. Chiến lược Mua sắm xác định cách Mua sắm sẽ cung cấp lợi thế cạnh tranh thương mại và đóng góp tối đa vào lợi nhuận của doanh nghiệp. Sơ đồ minh họa khuôn khổ – bên trái cho tất cả các mặt hàng và dịch vụ đã mua và bên phải cho các mặt hàng và tình huống cụ thể. Điều này cho thấy rằng Chiến lược Mua sắm phải được thực hiện trước khi có được Chiến lược Mua hàng hiệu quả. Một yếu tố của Chiến lược Mua sắm là Phân tích Chi tiêu. Kết quả của Phân tích Chi tiêu là xác định: Tổ chức đã chi tiêu cho từng hạng mục Mua sắm trong giai đoạn trước (năm, quý, tháng) là bao nhiêu? Những mặt hàng có mức chi tiêu cao nhất trong những năm liên tiếp là gì? Chi tiêu trong một danh mục có xác định được liệu tổ chức có thể sử dụng đòn bẩy mua trong thị trường cung ứng đó không? Những danh mục nào có khả năng giảm chi tiêu? Để làm điều này, yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu giao dịch trong Hệ thống kế toán theo dõi tất cả các đơn đặt hàng và thanh toán. Như mong đợi, các hệ thống tài chính và kế toán của công ty được thiết kế cho các kế toán viên, không phải các chuyên gia Chuỗi cung ứng. Sổ cái, trung tâm chi phí và các mã khác được tạo ra để tạo thuận lợi cho các quy trình Kế toán hơn là Mua sắm. Do đó, yêu cầu của Mua sắm là để các giao dịch, từ đơn đặt hàng đến hóa đơn, trong hệ thống kế toán phải được truy xuất, làm sạch, hợp nhất và tổ chức để cung cấp thông tin cho Phân tích chi tiêu. Để sắp xếp các giao dịch kế toán thành một cấu trúc có ý nghĩa cho hoạt động này, đòi hỏi phải triển khai phần mềm Phân tích chi tiêu có khả năng hoạt động trên nhiều hệ thống (trụ sở chính và các công ty con / bộ phận) để tập hợp các giao dịch. Sau khi dữ liệu được truy xuất, nó phải được làm sạch để thông tin có ý nghĩa cho việc phân tích. Ví dụ về các trường hợp quan trọng cần giải quyết đối với Hoạt động mua sắm, nhưng không phải đối với Kế toán là: Nhà cung cấp có thể kinh doanh dưới nhiều bộ phận và doanh nghiệp, mặc dù cuối cùng thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của một tổ chức. Tên của nhà cung cấp có thể được nhập khác nhau trong hồ sơ tài khoản phải trả của tổ chức mua. Ví dụ, như đã lưu ý ở trên, Ford Motor Company và Ford Australia Có nhiều tên sổ cái chung và tên trung tâm chi phí Danh mục và mã ngành tiêu chuẩn (SIC) có thể được sử dụng trong một bộ phận của tổ chức, nhưng không phải các phần khác Mô tả về sản phẩm hoặc dịch vụ có thể khác nhau, tùy thuộc vào người dùng Ứng dụng CNTT Phân tích Chi tiêu Dữ liệu sau đó phải được phân loại để đảm bảo rằng các mục được phân loại chính xác và sau đó được phân tích. Để giải quyết tất cả các yêu cầu này, ứng dụng CNTT Phân tích Chi tiêu phải chứa năm thành phần: Thu thập dữ liệu – phần mềm thu thập và hợp nhất dữ liệu chi tiêu trong đơn đặt hàng (PO) và các ứng dụng khoản phải trả (A / P) nằm trong nhiều hệ thống CNTT, đơn vị kinh doanh và địa lý Bình thường hóa – để loại bỏ sự khác biệt trong dữ liệu được tải xuống từ nhiều nguồn Phân loại – mã các mục dựa trên một lược đồ thống nhất để đảm bảo tính chung cho các mục giống nhau. Có khả năng sử dụng các công cụ báo cáo và phân tích Mã sản phẩm và dịch vụ tiêu chuẩn của Liên hợp quốc (UNSPSC) Các công cụ kho dữ liệu tại kho lưu trữ trung tâm cho dữ liệu được tải xuống Phân tích chi tiêu sẽ chỉ xảy ra nếu ban lãnh đạo tổ chức của bạn quyết định rằng Chiến lược mua sắm sẽ được thực hiện. Để hỗ trợ vượt qua những thách thức trong việc thực hiện Chiến lược Mua sắm, tổ chức của bạn yêu cầu: Các chuyên gia đấu thầu được tuyển dụng với kiến ​​thức (và thực tiễn) về Chiến lược Mua sắm và Chiến lược Mua hàng và có thể nêu rõ các trường hợp để họ thực hiện Các chuyên gia đấu thầu có khả năng nói ngôn ngữ của kế toán viên và vì vậy 'bán' các nguyên tắc và quy trình của Quản lý hạng mục và Phân tích chi tiêu vì lợi ích của quản lý tài chính và kế toán

  • Trang chủ
  • Công nghệ đóng gói
  • Kỹ thuật & Công nghệ
  • Hộp carton
  • Back to top button