Những cách quản lý kho hiệu quả, khoa học trong kinh doanh

Đối với chủ cửa hàng, bên cạnh công việc quản trị các hoạt động bán hàng thì quản lý kho là một công việc quan trọng không kém. Quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Vậy chủ cửa hàng cần những cách quản lý kho hiệu quả nào để theo dõi hàng hóa một cách tốt nhất, hãy cùng tham khảo qua bài viết dưới đây nhé!

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Tại sao cần quản lý kho hàng?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.

Những công việc cần có trong cách quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho là một hoạt động phức tạp với nhiều công việc khác nhau liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản cũng như quản lý số lượng hàng hóa có trong kho. Những công việc quản lý kho sẽ giúp đảm bảo tính liên tục của quá trình bán hàng cũng như giảm thiểu chi phí lưu thông cho cửa hàng. Quản lý kho bao gồm những công việc chính như sau:

• Sắp xếp hàng hóa có trong kho
• Kiểm tra và đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
• Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa
• Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất nhập theo quy định
• Thực hiện việc xuất/nhập hàng hóa
• Ghi phiếu nhập, xuất kho
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn
• Theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu
• Hỗ trợ và thực hiện công việc kiểm kho

Những cách quản lý kho hiệu quả phải có đối với nhân viên kho

Kỹ năng quản lý kho hàng là điều cần thiết, bắt buộc phải có để nhân viên kho có thể hoạt động, làm việc hiệu quả. Sau đây là 3 kỹ năng quản lý kho hàng mà mỗi nhân viên quản lý kho nhất định phải biết.

Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Một hoạt động hết sức quan trọng của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu xuất, nhập hay lưu chuyển hàng hóa. Do đó bạn cần có hiểu biết cũng như thành thạo kỹ năng kiểm tra để tiến hành công việc một cách thuận lợi nhất. Bên cạnh đó nhân viên cũng cần am hiểu việc lập phiếu nhập xuất kho đầy đủ và chi tiết nhất cho đối tác và cho cửa hàng.

Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học

Sắp xếp và quản lý hàng hóa là một kỹ năng rất cần thiết bởi nó sẽ giúp tăng hiệu quả cho việc quản lý và tiết kiệm diện tích trong kho. Nhân viên kho cần am hiểu về cách thức sắp xếp đối với từng loại hàng hóa nhất định cũng như biết cách giữ không gian kho luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Hơn nữa, để có thể quản lý hàng hóa trong kho tốt nhất, bạn cũng nên trang bị những kiến thức về dán nhãn hàng hóa hay sử dụng thẻ kho.

Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả

Kiểm kho là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ cũng như kỹ năng chuyên môn của nhân viên. Bạn phải nắm vững quy trình cũng như những hoạt động cần có trong việc kiểm kho để thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách tốt nhất cũng như hạn chế sai sót xảy ra. Kiểm kho hiệu quả không chỉ giúp chủ cửa hàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa chính xác mà còn hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Số lượng hàng hóa lớn cùng quá trình xuất nhập liên tục yêu cầu nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên hoạt động này có thể tốn nhiều thời gian công sức cũng như có thể gây ra nhiều nhầm lẫn, sai sót. Bạn nên tìm hiểu thêm về kỹ năng ghi chép sổ sách thông minh, hiệu quả để quản lý kho hiệu quả, giảm thất thoát. Bạn có thể quản lý hệ thống thông tin sổ sách kho bằng những phần mềm hiện đại. Các phần mềm quản lý kho không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng hơn mà còn giúp chủ cửa hàng theo dõi tình hình kho hiệu quả hơn rất nhiều.

Kỹ năng mềm cần thiết đối với nhân viên kho

Khi quản lý kho, bạn cần phối hợp với nhiều bộ phận, vậy nên việc tích lũy và rèn luyện những kỹ năng mềm là điều không thể thiếu. Lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp để tránh xung đột là những kỹ năng cần được ưu tiên. Bên cạnh đó, kỹ năng lên kế hoạch và kỹ năng lãnh đạo cũng cực kì cần thiết để chủ cửa hàng có thể quản lý công việc cửa hàng hiệu quả hơn.

Đối với những kho hàng lớn, bạn cần biết thêm về kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự. Việc này nhằm tối ưu hóa hoạt động trong kho, giảm thất thoát. Chủ cửa hàng phải phân công nhiệm vụ cụ thể và bố trí số lượng nhân viên hợp lý với công tác trong kho. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng cần đề ra nội quy và quy trình làm việc nhằm đảm bảo tính kỷ luật, đưa đến môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Giải pháp giúp cách quản lý kho hiệu quả, giảm thất thoát

Việc quan lý kho yêu cầu nhiều nhất ở người quản lý đó chính là sự chính xác, tỷ mỉ. Nhưng chúng ta cũng không thể nào không xảy ra sai sót trong quá trình đó. Những phần mềm quản lý bán hàng đã ra đời để giải quyết vấn đề đó.

Khi sử dụng, bạn có thể dễ dàng:

– Quản lý hàng hóa theo thời gian xuất nhập, số lượng, giá nhập, vị trí để…

– Quản lý hàng hóa thông minh với mã vạch.

– Cập nhật số lượng tồn theo thời gian thực và cảnh báo nếu vượt qua hạn mức tồn.

– Kiểm hàng tiện lợi chỉ cần các thiết bị có kết nối Internet.

Với KiotViet, bạn có thể:

– Tiết kiệm thời gian kiểm kê, ghi chép về hàng hóa.

– Giảm thất thoát trong quá trình xuất nhập kiểm kê hàng hóa.

– Chính xác trong việc ghi chép, lập báo cáo.

– Giải quyết được các vấn đề của bạn với chỉ 6.000đ/ ngày.

Từ khóa:

• Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel
• Cách quản lý tồn kho hiệu quả
• Cách quản lý kho chặt chẽ
• Nghiệp vụ quản lý kho
• Mô tả công việc quản lý kho
• Quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Nội dung liên quan:

• Mã sản phẩm là gì? Cách đọc mã vạch sản phẩm
• Túi zipper là gì? Công dụng và cách phân loại túi zipper
• Keo chịu nhiệt độ cao là gì? Các loại keo dán chịu nhiệt tốt, siêu dính