Packing list là gì? Kiến thức chi tiết về packing list bạn nên biết 2024

Khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, chắc chắn bạn phải có một bộ chứng từ đầy đủ và hợp pháp. Với bất kỳ bộ chứng từ nào như làm thủ tục hải quan, làm thanh toán, bảo hiểm, bạn cũng cần kèm theo packing list. Vậy packing list là gì? Tại sao packing list lại quan trọng như vậy? Khi lập packing list cần chú ý những gì? Hãy cùng Đức Phát tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Tham khảo:

1. Packing list là gì trong xuất nhập khẩu?

Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một thành phần trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng.

Packing list nghĩa là gì? Nếu dịch sát theo nghĩa tiếng anh đơn thuần thì sẽ có nghĩa là “ chi tiết đóng gói” hay “ danh sách đóng gói”. Nhưng theo tập quán, chúng ta gọi là phiếu đóng gói.

2. Phân loại packing list

Packing list thường có 3 loại.

2.1 Detailed packing list là gì? 

Detailed packing list dịch ra là gì? Thuật ngữ này có nghĩa là phiếu đóng gói chi tiết. Nếu văn bản có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết sản phẩm thì nó chính là phiếu đóng gói chi tiết.

2.2 Neutrai packing list là gì?

Đây là tên của Phiếu đóng gói trung lập. Một văn bản được coi là phiếu đóng gói trung lập nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.

2.3 Packing and Weight list là gì?

Đây là tên của Phiếu đóng gói kiểm kê trọng lượng. Phiếu sẽ nêu đầy đủ số lượng và trọng lượng của hàng hóa được vận chuyển, mua bán.

3. Chức năng của packing list

Packing list cho chúng ta biết được trọng lượng tịnh, trọng lượng bao gồm cả bao bì, phương thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói. Từ đó chúng ta tính toán được một số phần sau:

• Cần bao nhiêu diện để xếp dỡ, dùng container 20’ hay 40’, cont bách hóa hay cont lạnh.v.v.
• Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, thiết bị chuyên dụng như xe nâng, cẩu,..
• Điều phối trucking như thế nào, dùng xe bao nhiêu tấn tấn.
• Xác định vị trí của hàng hóa khi phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Ngay sau khi đóng hàng xong, người bán sẽ gửi ngay cho người mua packing list để người mua kiểm tra hàng hóa trước khi nhận hàng.

4. Nội dung chính của packing list

Trong packing list không thể thiếu các phần sau:

• Thông tin người mua, người bán.
• Cảng xếp hàng, dỡ hàng.
• Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu vận tải hàng hóa
• Thông tin hàng hóa: trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóa
• Số hiệu hợp đồng.
• Điều kiện giao hàng.

5. Mẫu packing list chuẩn

6. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Để có thể xuất hay nhâp một lô hàng, bạn cần phải có bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu có một số cái khác so với bộ hồ sơ hải quan. Hồ sơ hải quan gồm: tờ khai hải quan, hợp đồng, invoice,…

Để có một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hợp lệ, bạn phải có packing list. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị những giấy tờ kinh doanh sau:

6.1 Hợp đồng thương mại (Contract)

Đây là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán. Là văn bản thỏa thuận được sự đồng ý tự nguyện của 2 bên. Đây là chứng từ quan trọng nhất để dẫn đến những ký kết đằng sau.

6.2 Hóa đơn thương mại (Invoice)

Là hóa đơn quan trọng trong việc giao nhận hàng hóa và thanh toán. Có đầy đủ nội dung: tổng số tiền, phương thức thanh toán. Khi phải làm thủ tục hải quan, người kê khai sẽ dựa vào Invoice để khai giá trị hàng hóa. Hóa đơn thương mại có tên gọi là Commercial Invoice. Ngoài ra còn 1 loại hóa đơn không bắt buộc là hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Tránh nhầm lẫn 2 loại này với nhau.

6.3 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói phải đặt trong bao bì hoặc túi để người mua dễ dàng tìm thấy nhất.

6.4 Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay,… Phải có vận đơn thì người nhận mới có thể lấy hàng hóa.

6.5 Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Đây là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Nếu đủ điều kiện thì lô hàng của bạn mới được xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.