Phong bì thư là gì? Tác dụng của phong bì kinh doanh và giao tiếp

Phong bì thư được sử dụng nhiều trong cuộc sống hàng ngày cho mục đích quan hệ xã hội của cá nhân, gia đình như dùng đựng thư từ, bưu thiếp, tiền mừng, đựng giấy mời…Trong bài viết này, hãy cùng saigongifbox.com tìm hiểu định nghĩa phong bì thư là gì? Ý nghĩa và tác dụng của phong bì trong công việc kinh doanh cũng như trong giao tiếp hàng ngày của mỗi cá nhân.

Phong bì thư là gì?

Định nghĩa sơ bộ thì phong bì (Envelope) là dạng bao bì giấy chuyên dùng đựng các ấn phẩm mỏng, phẳng được sử dụng thường xuyên trong văn phòng công ty để đựng công văn, giấy tờ, báo giá, hợp đồng… và đựng tiền phục vụ cho việc trao đổi mua bán kinh doanh.

Ngoài ra phong bì còn được sử dụng nhiều trong cuộc sống hàng ngày cho mục đích quan hệ xã hội của cá nhân, gia đình như dùng đựng thư từ, bưu thiếp, tiền mừng, đựng giấy mời… Chính vì thế không chỉ đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh mà phong bì còn rất hữu ích trong cuộc sống hàng ngày.

Phong bì thư gồm 3 phần chính cấu tạo nên là phần thân, phần nắp, và phần tai dán. Với những phong bì đựng hồ sơ loại dày thì có thêm cả phần hông để chứa được nhiều tài liệu và phần khuy để buộc dây cố định giữa nắp và thân thay vì làm nắp dán thông thường.

Để tạo được một mẫu phong bì thư hoàn chỉnh thì trước đó mẫu thiết kế sẽ được in trên tờ giấy phẳng sau đó tạo khuôn để bế ra được hình dạng và các đường gân, sau đó gấp và dán bằng máy gia công tự động hoặc gấp dán thủ công. Cuối cùng là công đoạn làm keo chờ hoặc băng dính 2 mặt ở phần nắp

Mẫu phong bì thường được các công ty sử dụng thường có kiểu nắp gấp còn mẫu phong bì dùng đựng thiệp, thư hoặc đựng tiền thì được sáng tạo theo nhiều kiểu gập khác nhau như gập chép, gập ốp 2 bên hoặc kiểu rút ống…

Chất liệu giấy làm phong bì thư

Đa số các loại giấy in đều có thể dùng làm phong bì, trừ các loại giấy chuyên dùng cho in bill. Tuy nhiên loại giấy được dùng nhiều nhất để làm phong bì công ty là giấy Offset hay còn gọi là giấy Ford và giấy Couche.

Giấy offset có bề mặt xốp nhẹ, hút mực nên được ưu tiên dùng in phong bì hơn bởi dễ viết được các loại bút mực khác nhau, có thể dùng keo chờ cho phần nắp. Giấy couche có bề mặt lì bóng, ít hút mực nên chỉ viết được bút bi lên và không làm được keo chờ phần nắp nên chỉ được sử dụng khi mẫu thiết kế có nhiều nền màu và nhiều hiệu hứng phức tạp.

Ngoài ra các loại giấy mỹ thuật, giấy kraft nhật cũng được dùng làm các loại phong bì cao cấp đựng thiệp cưới, đựng thư tay hay voucher, thẻ khách hàng…

Các kích thước phong bì công ty hay dùng

Kích thước phong bì thường phụ thuộc vào kích thước của ấn phẩm đựng trong nó. Ví dụ như kích thước của các loại bưu thiếp khác nhau thì phong bì cũng thay đổi theo.

Tuy nhiên các doanh nghiệp, công thì thường dung 3 kích thước phong bì cơ bản đó là kích thước A4 (25x34cm), kích thước A5 (16x23cm) và kích thước A6 (12x22cm). Trong đó phong bì A4 đừng vừa các tài liệu, văn bản khổ 21×19,7cm, phong bì A5 đừng vừa tờ A4 gập đôi, phong bì A6 đừng vừa tờ A4 gập 3. Ngoài ra còn có một số kích thước khác như 10x18cm, 11x19cm, 22x31cm cũng thỉnh thoảng được sử dùng để đựng các tài liệu, ấn phẩm đặc thù.

Các hình thức in ấn phong bì thư

Có 2 cách in phong bì tối ưu nhất hiện nay là in bằng máy offset và in bằng máy laser màu kỹ thuật số. Nếu in phong bì bằng máy offset thì như các ấn phẩm khác, phong bì thư cũng được in từ các khổ giấy thông dụng, sau đó dùng máy bế khuôn để có được hình dạng mong muốn, rồi gấp dán để tạo thành một chiếc phong bì hoàn thiện.

In phong bì bằng máy in kỹ thuật số cũng in theo quy trình của in offset, tuy nhiên với số lượng ít và cần lấy nhanh thì cách in này có thể in trực tiếp từ phôi phong bì gấp sẵn. Tuy nhiên in từ phôi thì chỉ in được phần mặt trước và phần nắp. Khi thiết kế để in theo cách này cần tối giản các chi tiết mảng màu sát mép vì dó độ sai lệch vị trí khi in.

Ý nghĩa và vai trò của phong bì thư

Phong bì là một dạng bao bì phổ biến được làm bằng vật liệu phẳng, mỏng (chủ yếu là giấy) được sử dụng như phương tiện bảo vệ, bảo mật vật phẩm và xây dựng, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp.

Chứa đựng, bảo vệ và bảo mật vật phẩm

Phong bì là một phần quan trọng của hệ thống thông tin liên lạc. In phong bì có sức mạnh tác động đến những người khác. Ấn phẩm này đã được sử dụng như một phương tiện để truyền đạt những thông điệp quan trọng trong một thời gian dài. Nó có thể chứa thiệp mời đám cưới, thiệp chúc mừng hoặc một thông báo quan trọng. Một phong bì kinh doanh là cơ hội để khách hàng và đối tác có những nhận thức nhất định về thương hiệu doanh nghiệp.

Đối với tôi, phong bì chính là sứ giả thầm lặng, nó được sử dụng để làm cho ai đó nhận thức được sản phẩm và dịch vụ của các công ty. Trên thực tế, phong bì đã được sử dụng từ rất lâu trong lịch sử. Phong bì với hình dáng hiện đại được tạo ra từ thế kỷ 17 như một phương tiện truyền thông giữa các thương gia, quý tộc với mục đích đảm bảo tính bảo mật.

Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp

Phong bì không chỉ là một mảnh giấy phẳng, là vỏ để đựng những giấy tờ, tài liệu khác mà nó có một vai trò lớn hơn nhiều trong kinh doanh.

Dưới đây là một vài lý do khiến phong bì trở nên quan trọng trong kinh doanh:

• Chúng cho những người sở hữu nó biết bạn là ai.
• Chúng được sử dụng để cung cấp thông tin về doanh nghiệp.
• Chúng thu hút sự chú ý từ người xung quanh.

Một chiếc phong bì được thiết kế tốt có khả năng đại diện cho doanh nghiệp của bạn về phong cách, nghề nghiệp, tính toàn vẹn cá nhân,… tóm lại là ấn tượng đầu tiên.

Có một số số liệu thống kê không thể tin được về tầm quan trọng của phong bì trong kinh doanh. Có hơn 78% doanh nghiệp vẫn tin dùng phong bì, họ coi nó là một hình thức giao tiếp hiệu quả. Phong bì quan trọng như những gì nó chứa đựng. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp đã tập trung vào chúng như một phương thức tiếp thị hiệu quả.

“Phong bì” trong xã hội Việt

Trong quá khứ, phong bì là chiếc vỏ đựng thư tay; giúp người gửi, người nhận trao đổi thông tin, gửi tặng nỗi nhớ, niềm mong,…

Đến hiện đại, khi công nghệ thông tin trở nên phát triển vượt bậc, nhu cầu gửi, nhận thư suy giảm ít nhiều; phong bì lại chuyển sang hoàn thành sứ mệnh mới giúp quảng bá thương hiệu, gửi giấy tờ, bưu phẩm,….

Dù trong thời đại nào, phong bì vẫn mang những vai trò hết sức cao cả. Dẫu vậy, bên cạnh những tác dụng đó; nó cũng bị lợi dụng để làm những việc khiến người ta suy ngẫm, thậm chí lên án.

Có một thời, nhắc đến phong bì là nhắc đến những điều tiêu cực như “hối lộ”, “tiền bất chính”,…. “Phong bì” bỗng dưng trở thành một loại hình văn hóa mới; gửi tặng phong bì bỗng chốc trở thành luật bất thành văn, không có nó khiến người ta không yên tâm.

Nhưng cũng thật may mắn, sau khoảng thời gian bị lên án, văn hóa phong bì cũng đã suy giảm khá nhiều. Và phong bì đã được sử dụng với những mục đích tốt đẹp hơn.

Ứng dụng của phong bì trong kinh doanh và giao tiếp cá nhân

Phong bì là một trong những ấn phẩm không thể thiếu trong kinh doanh và trong cuộc sống giao tiếp hàng ngày bởi không chỉ tính hữu dụng của nó mà giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, giúp vật phẩm trở nên trang trọng hơn khi đựng trong nó

Đối với công việc kinh doanh: Phong bì thư không chỉ đơn thuần là để bảo quản tài liệu, giấy tờ gửi cho đối tác khách hàng mà còn góp phần vào việc quảng bá về mặt hình ảnh nhận diện như logo, thông tin à các sản phẩm – dịch vụ cơ bản của doanh nghiệp.

Trong giao tiếp hàng ngày: Với các mẫu mã kiểu cách khác nhau thì phong bì đang giúp ích rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày như dùng đựng thiệp cưới, thiệp mời, thiệp chúc mừng hay đựng thư tay và đựng tiền….

Từ khóa:

• Tài mẫu phong bì thư
• Mẫu phong bì thư A4
• Hình ảnh phong bì thư
• Cách ghi phong bì thư
• Phong bì thư A4
• Thiết kế phong bì thư

Nội dung liên quan:

• Top 3 máy in bill k80 được sử dụng nhiều nhất hiện nay
• Giấy in bill là gì? Tổng hợp các loại giấy in bill phổ biến hiện nay
• In decal trong là gì? Cách in decal trong như thế nào?