Proforma invoice là gì? Những điều quan trọng về invoice bạn cần biết 2024

Invoice trong xuất nhập khẩu là gì? Có những loại invoice nào? Hãy cùng Đức Phát tìm hiểu thông tin chính xác và đầy đủ nhất thông qua bài viết sau.

Tham khảo:

1. Invoice là gì?

Invoice là tên tiếng Anh. Vậy invoice nghĩa là gì? Invoice còn được gọi là hóa đơn. Đây là một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Riêng lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước. Đây là điểm khác biệt so với hóa đơn bán hàng, kinh doanh trong nước. 

Hiện tại có 2 loại hóa đơn chủ yếu là: Proforma invoice và Commercial Invoice. 

2. Proforma Invoice là gì? 

2.1. Proforma Invoice nghĩa là gì? Khái niệm và một số đặc điểm

Proforma Invoice (PI) còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ.

Doanh nghiệp bắt đầu ký hợp đồng xuất nhập khẩu, trước tiên 2 bên cần phải tiến hành thỏa thuận giá. Người bán sẽ gởi báo giá thông qua PI để người mua dự tính được giá sơ bộ của lô hàng. PI không có giá trị thanh toán. Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa.

Bước đầu, người mua gửi đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) cho người bán. Người bán sẽ căn cứ vào đó gửi PI cho người mua để người mua thanh toán cho mình một phần (đặt cọc tiền hàng hay thanh toán trước 100%, tùy điều kiện thanh toán thỏa thuận ban đầu). PI có thể gửi cùng hợp đồng để 2 bên ký. Thời điểm phát hành PI không có quy định rõ ràng, nhưng thường là trước khi giao hàng lên tàu.

2.2. Mục đích sử dụng

• Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu
• Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu
• Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ
• Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài
• Thay cho một đơn chào hàng

2.3. Các nội dung trong Proforma Invoice 

• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax người bán.
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax người mua.
• Số và ngày PI: Số của hóa đơn chiếu lệ
• Payment: Điều kiện thanh toán, ví dụ như thanh toán trước 100% (By T/T, 100% advance) hoặc đặt cọc 30%, 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, 70% against of copy shipping docs)…, Thông tin ngân hàng để người mua thanh toán.
• Port of Loading: Cảng bốc hàng (VD: Hai Phong port, Viet Nam; Ho Chi Minh port, Viet Nam…).
• Port of Destination: Cảng đến (VD: Incheon port, Korea; Oslo port, Norway…).
• ETA: Estimated Time Arrival (Ngày dự kiến hàng đến).
• Các thông tin về hàng hóa: Mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền.

Lưu ý: Trên đây là một PI mẫu. Trên thực tế PI có thể có thêm nhiều thông tin khác hoặc thay đổi nội dung các thông tin trên.

3. Commercial Invoice là gì?

3.1. Khái niệm

Commercial Inovice là hóa đơn thương mại có giá trị pháp lý và thanh toán. Nó có thể được dùng để nộp thuế, khai hải quan điện tử.

3.2. Đặc điểm

Sau khi tải hàng vào container và xếp lên tàu, bên bán sẽ gửi cho bên mua hóa đơn thương mại cùng các chứng từ khác. Ví dụ như vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói… Mục đích là để bên mua tiến hành thanh toán. Trên thực tế, do đặc thù nhiều loại hàng hóa (bao bì nhựa, sứ vệ sinh, gỗ…) nên nhiều khi số lượng hàng đóng cont không đúng với số lượng đặt hàng. Dẫn đến việc CI có thể khác với PI.

Số tiền khách hàng còn phải thanh toán bằng số tiền trong CI trừ đi số tiền đã thanh toán trong PI (thanh toán TT). Việc tính toán dự tính có thể khác khi đóng hàng thực tế. Ví dụ: bạn dự tính đóng được 15 thùng hàng nhưng thực tế chỉ đóng được 14 thùng.1 thùng lẻ không thể nào bạn mở 1 container mới để chở chỉ 1 thùng này thôi!

3.3. Nội dung

Nội dung CI cũng không khác nhiều so với PI đã nêu ở trên. Trong trường hợp thanh toán L/C, CI phải thể hiện nghiêm ngặt đủ các nội dung và chính xác đến từng chữ, từng dấu chấm, phẩy như L/C đã quy định. Các quy định về trình bày và nội dung L/C có thể tìm hiểu trong UCP600.

Hóa đơn được lưu lại trong hồ sơ của từng đơn hàng, từng hợp đồng và là cơ sở để đối chiếu công nợ với khách hàng.

3.4. Lưu ý

Đặc biệt cần lưu ý, trên CI chỉ cần chữ ký và dấu xác nhận của người bán. Tuy nhiên, khi xuất hàng đi Arab, Kuwait…, khách hàng thường yêu cầu thêm trên CI có xác nhận của Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam VCCI. Trong trường hợp này, chúng ta phải mang hóa đơn thương mại lên để VCCI xác nhận ngay cạnh chữ ký, con dấu của doanh nghiệp (mang cùng chứng từ đi xin cấp CO). Thủ tục xác nhận đơn giản, VCCI sẽ giữ lại một bản, lệ phí xác nhận là 100.000 (có biên lai)

Trong nhiều trường hợp, khi gửi chứng từ gốc, khách hàng sẽ yêu cầu bạn gửi 2 hóa đơn: 1 hóa đơn theo đúng giá trị thật và 1 hóa đơn với số tiền thấp đi để giảm các loại thuế cho khách hàng. Ở Việt Nam, ít công ty đồng ý làm điều này vì như vậy là tiếp tay cho hành động trốn thuế, dù là ở nước bạn.

Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cũng cần quan tâm đến mã hs code 

4. Phân biệt khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice

Khi các bạn đọc đến đây, mình tin rằng bạn đã hiểu được chức năng của từng loại invoice. Về mặt hình thức giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice các thông tin gần như giống nhau. Nhưng tại sao lại chia ra thành 2 loại trên. Mình sẽ nói về sự khác nhau của chúng như sau:

4.1. Về thời điểm phát hành của 2 loại

• Hầu hết Proforma Invoice (PI) được phát hành trước khi hàng đã được gửi
• Commercial Inovoice (CI) phát hành để tiến hành thanh toán sau khi hàng đã được giao lên tàu.

4.2. Về nội dung

• Gần như cả 2 loại có nhiều thông tin giống nhau. Tuy nhiên Commercail Invoice (CI) đầy đủ và chính xác, không thể sửa chữa. 
• Còn Profoma Invoice bạn có thể sửa được.

4.3. Về pháp lý

• CI mang tính pháp lý cao hơn, là 1 giấy tờ cam kết trước pháp luật. 
• PI chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức.

4.4. Trong kế toán công ty

• CI được dùng trong việc hạch toán kế toán của công ty
• PI không có chức năng này.

Lưu ý: trong quá trình sử dụng chúng ta thường nói tóm gọn “hóa đơn” thì được hiểu là loại Commercial Invoice. Nhưng các bạn cần phải nói theo từ chuyên ngành là hóa đơn thương mại. Vì từ hóa đơn rất rộng và có nhiều loại. Trong thực tế nếu hải quan cần hợp đồng thương mại, đôi khi người ta có thể trình Proforma Invoice.

5. Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Một số lỗi mà trong hóa đơn thương mại bị thiếu như:

• Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập.
• Một số thông tin về tên hàng khi không đúng như hợp đồng hay packing list, gộp quá nhiều mặt hàng vào chung 1 loại.
• Người bán có chiết khấu cho người mua nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng.

6. Một số thuật ngữ khác

6.1. Non commercial invoice là gì?

a. Khái niệm

“Non commercial invoice” được hiểu đơn giản chính là “hóa đơn phi thương mại”. Đây một loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Nó có chức năng là mở tờ kê khai và kê khai về các vấn đề như giá, thuế hải quan. Tuy nhiên nó không nhằm mục đích thanh toán giữa các bên mua bán (tức là hóa đơn không dùng để thanh toán). 

b. Mục đích sử dụng

Hóa đơn phi thương mại chỉ được sử dụng để kiểm kê, kê khai các loại giá cũng như thuế hải quan cho các mặt hàng xuất nhập khẩu. Nó không mang ý nghĩa thanh toán tiền cho bên bán hàng.

c. Nội dung

Nội dung chính của hóa đơn phi thương mại bao gồm những thông tin sau đây: 

– Thông tin về người gửi hàng: Cần phải ghi rõ họ tên cũng như địa chỉ cụ thể của người gửi hàng, tên của quốc gia cần xuất khẩu. 

– Thông tin về người nhận hàng: Cần có tên của công ty kèm theo địa chỉ và số điện thoại để có thể liên hệ giao hàng. 

– Số hóa đơn kèm theo ngày phát hành

– Hóa đơn phi thương mại cần phải ghi thật rõ về phương thức vận chuyển (cụ thể bằng đường hàng không hay đường biển, đường bộ). Tuy nhiên không cần phải ghi cụ thể tên của phương tiện hay là số chuyến. 

– Những điều khoản giao hàng và các điều khoản thanh toán cũng cần phải ghi thật rõ ràng theo bản Incoterms nào, điều khoản thanh toán là gì, các mức giá và tiền thuế như thế nào? 

– Hóa đơn phi thương mại cần phải ghi rõ được tổng số hàng hóa của lô đó bảo gồm cả bì. 

– Một số thông tin khác như để tham chiếu, những yêu cầu do các bên bán và mua đưa ra. Tuy nhiên những thông tin này không bắt buộc phải có trong hóa đơn phi thương mại khi gửi hàng và xuất trình hải quan. 

6.2. Tax invoice là gì?

Tax invoice (TI) là bản kê khai hàng hóa có thuế hay hóa đơn thuế giá trị gia tăng. Đây là bản do người bán (có đăng kí) xuất ra nhằm thu thuế giá trị gia tăng (VAT). TI cho biết giá mua hàng hóa hay dịch vụ và thuế đánh trên hàng hóa đó. 

Tác dụng với người mua: khai số giảm trừ thuế đầu vào từ số VAT.

6.3. Issue invoice là gì?

Theo thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành, issue invoice chỉ đơn giản là phát hành hóa đơn.

6.4. Freight invoice là gì?

Freight invoice (FI) được sử dụng bởi người chuyên chở. Mục đích là để liệt kê các hàng hóa được vận chuyển và chi phí vận chuyển của chúng. 

FI hay cũng có thể gọi là Freight Bill hay Bill of Lading (B/L). B/L nghĩa là vận đơn thuyền phó. Nó được xem như là một hợp đồng chứng nhận cho việc:

– Nhận hàng hóa cần được vận chuyển

– Người vận chuyển xác nhận cho người gửi hàng

– Là chứng từ để nhận hàng tại cảng đích, đặc biệt là trong vận chuyển đường biển

Nếu không có B/L thì người nhận hàng sẽ không thể lấy hàng từ cont.

6.5. Shipping invoice là gì?

Shipping invoice (SI) về cơ bản chỉ mô tả những mặt hàng được vận chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác, cùng với chi phí vận chuyển chúng. Đôi khi SI cũng được hiểu như là 1 FI.

6.6. E-invoice là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì E-invoice là một hóa đơn được phát hành, nhận và xử lý bằng phương tiện điện tử. Nó không phải là dạng hóa đơn được in lên giấy như những hóa đơn trong nhiều năm về trước chúng ta vẫn thấy.

Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ được cấp mã số thuế khác nhau, mỗi mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ… đều được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính của các doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

6.7. Consular invoice là gì?

Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

6.8. Final invoice là gì?

Hoá đơn chính thức (Final Invoice) là hoá đơn để dùng thanh toán cuối cùng tiền hàng.