Những kỹ năng quản lý kho NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ của nhân viên

Quản lý kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Việc duy trì hàng tồn kho một cách không hợp lý và hiệu quả ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp. Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn các khái niệm và thông tin cơ bản về kho, và trách nhiệm, nhiệm vụ của một nhân viên quản lý kho.

Kho là gì? Quản lý kho là gì?

Kho là loại hình cơ sở logistics được sử dụng cho việc lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa hay vật tư của doanh nghiệp nhằm cung ứng hàng hóa/nguyên liệu cho khách hàng/cho hoạt động xây dựng, sản xuất một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.

Quản lý kho hàng hay kho vât tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Công việc của một nhân viên quản lý hay thủ kho là gì?

Nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên Quản lý kho bao gồm:

Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho

• Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho
• Lập và cập nhật sơ đồ kho

Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho

• Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
• Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

• Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định
• Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan
• Ghi phiếu nhập, xuất kho
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu
• Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiếu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho

Thực hiện các thủ tục đặt hàng

• Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
• Tuân thủ các quy đình về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
• Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho
• Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Chi tiết công việc của quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng là bộ phận mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần sử dụng để hỗ trợ việc xuất nhập hàng hóa. Hệ thống kho hàng được quản lý hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông mà còn bảo đảm cho hệ thống hoạt động cung ứng, sản xuất hàng hóa diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp.

Công việc của một quản lý bao gồm rất nhiều đầu việc, dưới đây là các công việc cơ bản của quản lý kho:

Tiếp nhận hàng hóa xuất – nhập, tổ chức sắp xếp quá trình giao nhận hàng

Hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, thiết bị xuất nhập và kho hàng đều được thông qua các văn bản, giấy tờ xuất kho, nhập kho. Quản lý thực hiện việc xác nhận các chứng từ này, sau đó chuyển qua bộ phận mua hàng hoặc phòng kế toán.

Thống kê, theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn, bảo đảm số lượng hàng hóa trong kho khớp với số liệu trên phần mềm quản lý. Ghi thông tin hàng hóa vào phiếu xuất kho, nhập kho khi kho hàng biến động.

Trực tiếp nhập phiếu xuất nhập và phần mềm quản lý, theo dõi định kỳ hàng hóa ra vào so sánh hàng kho tối thiểu để kịp thời báo cáo với cấp trên.

Giám sát quá trình mua hàng

Quản lý sẽ chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa tồn kho, lập các phiếu yêu cầu mua hàng với các vật tư, thiết bị, dụng cụ lao động, đồ cá nhân…Trực tiếp thực hiện các bước thủ tục mua hàng theo đúng quy định.

Theo dõi và giám sát liên tục quá trình nhập hàng, đôn đốc các bộ phận hoàn thiện quá trình mua hàng đúng thời hạn.

Quản lý hàng hóa, hàng tồn trong kho hàng

Hàng hóa nhập vào phải được gắn bảng tên ghi chú về số lượng, hạn dùng, màu sắc, đặc điểm. Thiết kế vị trí sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý phù hợp với yêu cầu của nhà sản xuất. Có thể kết hợp phương pháp sắp xếp cố định và phương pháp sắp xếp linh hoạt vào hệ thống lưu trữ trong toàn bộ nhà kho.

Phân chia khu vực dành cho các mặt hàng có hạn dùng ngắn, chú ý với các sản phẩm cần ưu tiên sử dụng bằng nguyên tắc lưu trữ nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out).

Lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ

Để bảo đảm đủ hàng cung cấp cho các đơn hàng phát sinh, quản lý kho luôn phải duy trì mức hàng hóa ở lượng tối thiểu, nhưng cũng không được tồn quá nhiều dẫn đến chi phí quản lý cao.

Nếu số lượng hàng hóa xuất – nhập biến động thì phải làm đề xuất xử lý cho ban giám đốc thay đổi sao cho phù hợp với số lượng hàng tối thiểu và khả năng lưu trữ kho hàng. Bạn nên theo dõi cập nhật số lượng hàng tồn, hàng tối thiểu hàng ngày để bảo đảm quá trình hoạt động trơn tru cho doanh nghiệp.

Chủ động giải quyết công việc liên quan trong nội bộ kho hàng và các bộ phận liên quan

Quản lý cần kiểm soát người ra vào trong kho, hạn chế những người không phận sự. Chủ động thiết kế hệ thống kho hàng để dễ dàng quản lý và điều hành. Sử dụng hệ thống quản lý bằng phần mềm để đảm bảo độ chính xác cho công việc.

Liên hệ với các phòng ban kế toán, kinh doanh, bộ phận bán lẻ…để chủ động giải quyết các tình huống phát sinh cùng với các bộ phân liên quan một cách kịp thời.

Những kỹ năng quản lý kho phải có đối với nhân viên kho

Kỹ năng quản lý là điều cần thiết, bắt buộc phải có để nhân viên kho có thể hoạt động, làm việc hiệu quả. Sau đây là 3 kỹ năng quản lý mà mỗi nhân viên quản lý nhất định phải biết.

Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Một hoạt động hết sức quan trọng của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu xuất, nhập hay lưu chuyển hàng hóa. Do đó bạn cần có hiểu biết cũng như thành thạo kỹ năng kiểm tra để tiến hành công việc một cách thuận lợi nhất. Bên cạnh đó nhân viên cũng cần am hiểu việc lập phiếu nhập xuất kho đầy đủ và chi tiết nhất cho đối tác và cho cửa hàng.

Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học

Sắp xếp và quản lý hàng hóa là một kỹ năng rất cần thiết bởi nó sẽ giúp tăng hiệu quả cho việc quản lý và tiết kiệm diện tích trong kho. Nhân viên kho cần am hiểu về cách thức sắp xếp đối với từng loại hàng hóa nhất định cũng như biết cách giữ không gian kho luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Hơn nữa, để có thể quản lý hàng hóa trong kho tốt nhất, bạn cũng nên trang bị những kiến thức về dán nhãn hàng hóa hay sử dụng thẻ kho.

Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả

Kiểm kho là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ cũng như kỹ năng chuyên môn của nhân viên. Bạn phải nắm vững quy trình cũng như những hoạt động cần có trong việc kiểm kho để thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách tốt nhất cũng như hạn chế sai sót xảy ra. Kiểm kho hiệu quả không chỉ giúp chủ cửa hàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa chính xác mà còn hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Số lượng hàng hóa lớn cùng quá trình xuất nhập liên tục yêu cầu nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên hoạt động này có thể tốn nhiều thời gian công sức cũng như có thể gây ra nhiều nhầm lẫn, sai sót. Bạn nên tìm hiểu thêm về kỹ năng ghi chép sổ sách thông minh, hiệu quả để quản lý hiệu quả, giảm thất thoát. Bạn có thể quản lý hệ thống thông tin sổ sách kho bằng những phần mềm hiện đại. Các phần mềm quản lý không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng hơn mà còn giúp chủ cửa hàng theo dõi tình hình kho hiệu quả hơn rất nhiều.

Kỹ năng mềm cần thiết đối với nhân viên kho

Khi quản lý, bạn cần phối hợp với nhiều bộ phận, vậy nên việc tích lũy và rèn luyện những kỹ năng mềm là điều không thể thiếu. Lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp để tránh xung đột là những kỹ năng cần được ưu tiên. Bên cạnh đó, kỹ năng lên kế hoạch và kỹ năng lãnh đạo cũng cực kì cần thiết để chủ cửa hàng có thể quản lý công việc cửa hàng hiệu quả hơn.

Đối với những kho hàng lớn, bạn cần biết thêm về kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự. Việc này nhằm tối ưu hóa hoạt động trong kho, giảm thất thoát. Chủ cửa hàng phải phân công nhiệm vụ cụ thể và bố trí số lượng nhân viên hợp lý với công tác trong kho. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng cần đề ra nội quy và quy trình làm việc nhằm đảm bảo tính kỷ luật, đưa đến môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Từ khóa:

• Quản lý kho là gì
• Quy trình quản lý kho
• Khái niệm quản lý kho hàng
• Sách quản lý hàng

Nội dung liên quan:

• Cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của pháp luật
• Tìm hiểu về thẻ từ và sự khác biệt giữa thẻ từ và thẻ chip
• Giấy kraft là gì? Ứng dụng và lợi ích của giấy kraft trong cuộc sống