Quy trình quản lý kho theo iso chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

Xây dựng được một quy tình quản lý kho hàng theo ISO tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến hàng tồn kho. Ngược lại, một quy trình quản lý kho theo ISO yếu kém sẽ làm tăng các chi phí lên quan đến hàng tồn kho từ đó ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Quy trình quản lý kho là gì? Quy trình nghiệp vụ quản lý kho như thế nào hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau đây để tìm hiểu 7 bước trong quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp và đơn giản cho các shop bán lẻ nhé!

Quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp là gì?

Làm theo 15 cách quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp hiệu quả trong bán lẻ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi.

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói – xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán.

Tối ưu hoá 7 bước quản lý kho này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho hàng.

Không biết hàng hóa còn bao nhiêu trong cửa hàng? Để tình trạng này tiếp diễn hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho Sapo POS để quản lý hàng tồn kho chi tiết, tự động hoàn toàn.

Mục tiêu của việc quản lý kho hàng

Trên cơ sở cân đối lợi ích đạt được và chi phí phát sinh của việc đầu tư vào hàng tồn kho, doanh nghiệp phải quản lý kho hàng sao cho:

– Đảm bảo cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, tránh mọi sự gián đoạn do việc dự trữ gây ra

– Đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm đầu ra đáp ứng nhu cầu của thị trường

– Tổng chi phí của việc dự trữ hàng tồn kho là thấp nhất

Tại sao cần phải thực hiện quy trình quản lý kho hàng?

Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

– Quản lý kho hàng thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng

– Doanh nghiệp có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý

– Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm

– Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động

– Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất

– Quản lý kho hàng giúp các hoạt động vận hành khác trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp

Quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp cho các shop bán lẻ

Như đã nói ở trên, quy trình sẽ bao gồm 7 bước từ nhập kho, lưu kho đến nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm hàng và báo cáo. Sau đây chúng ta sẽ đi lần lượt từng bước của quy trình quản lý kho theo ISO và làm thế nào để tối ưu hoá các bước này giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả.

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác.

Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm.

Nếu không thực hiện nghiêm túc thì có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tới bước tiếp theo.

Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này.

Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về đóng gói như:

• Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng
• Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
• Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn

Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn thì họ cần gửi cho bạn tất cả các thông tin trên và thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời gian phù hợp.

Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp trong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp.

Người tiếp nhận hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hoá sau đó cho tiến hành xếp dỡ. Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hoá (mã sản phẩm, số lô, số sê-ri,… nếu cần thiết) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho hàng hoá từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý.

Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.

Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho.

Khi xếp dỡ hàng hoá vào các kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng.

Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau.

Để tìm hiểu kỹ hơn về cách sắp xếp hàng hoá vào kho, tham khảo ngay bài viết Chỉ cần 5 cách sắp xếp quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp này giảm ngay 50% thời gian nhặt hàng nhé!

Bước 3: Nhặt hàng trong quy trình quản lý kho theo iso cho doanh nghiệp

Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho.

Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.

Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm.

Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.

Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng.

Từ khóa:

• Quy trình quản lý kho theo ISO 9001 2015
• Tài liệu quy trình quản lý kho
• Quy trình quản lý kho trong ERP
• Mẫu quy trình quản lý kho
• Sơ đồ quy trình quản lý kho

Nội dung liên quan:

• Tem phụ sản phẩm là gì? Vai trò của tem phụ trong kinh doanh
• Sự thật về giấy decal xi bạc, decal nhôm và ứng dụng thực tế
• Bí quyết thu hút khách hàng đến cửa hàng hiệu quả nhất
• 15 sản phẩm sáng tạo giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn