Quy trình quản lý kho theo Iso đầy đủ mọi thông tin

6 Tháng Năm, 2021

115 10 minutes read

Hàng hóa là tài sản của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải giữ cho dòng chảy hàng hóa lưu thông liên tục. Kho hàng như một trạm trung chuyển điều tiết dòng chảy này. Để việc kinh doanh diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần phải quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp. Quy trình quản lý kho theo ISO đề ra những tiêu chuẩn giúp việc vận hành kho trở nên khoa học. Thế nhưng làm thế nào để áp dụng quy trình này? Quy trình quản lý kho theo ISO có những lợi ích gì? Chi tiết các công đoạn quản trị kho hàng theo tiêu chuẩn ISO như thế nào? Xin mời các bạn cùng theo dõi qua bài viết dưới đây.

ISO Là Gì?

Nội dung bài viết

ISO hay International Organization for Standardization có tên tiếng Việt là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Với mục đích đề ra những tiêu chuẩn chung về thương mại và công nghiệp trên phạm vi thế giới.

Được thành lập vào năm 1947 có trụ sở đặt tại Thụy Điển. Hiện nay ISO đã vươn tầm ra mọi châu lục với 161 quốc gia thành viên, bao gồm Việt Nam.

Mặc dù ISO là một tổ chức phi chính phủ, sức ảnh hưởng của nó là cực kì lớn. Và một trong những tiêu chuẩn được ISO đề ra chính là quy trình quản lý kho hàng.

Giới thiệu quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình quản lý kho theo ISO được tạo nên bởi những nhà quản lý kho hàng đầu thế giới. Vì tính khoa học và nhất quán của nó, quy trình này được đông đảo doanh nghiệp ứng dụng.

ISO đề ra những công đoạn, những tiêu chuẩn trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa. Như nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ hàng. Với mục đích giúp tối đa công suất và hiệu quả trong việc vận hành kho của doanh nghiệp.

Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa khoa học

Bất cứ việc gì cũng vậy nếu như không có quy trình mỗi thứ rất dễ mất kiểm soát. Đối với doanh nghiệp cũng vậy, nếu không áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO. Hệ thống kho hàng sẽ không được giám sát chặt chẽ.

Dẫn đến việc thất thoát hàng hóa. Đem lại mất mát cho công ty và có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng. Như việc hư hỏng cơ sở vật chất, hay thậm chí có thể nguy hiểm đến tính mạng của nhân viên.

Việc áp dụng quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa một cách chuyên nghiệp sẽ đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp như:

Giúp việc vận hành kho được trơn tru, xuyên suốt: khi các công đoạn đã được tiêu chuẩn hóa thành một bộ quy trình. Các bộ phận trong kho chỉ việc làm theo những bước đã được đề ra mà không cần phải suy nghĩ nên làm gì tiếp theo.

Dễ dàng giám sát tình trạng của kho và hàng hóa: với những tiêu chuẩn rõ ràng trong quy trình quản lý kho theo ISO. Những nhà quản lý kho có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả của nhân viên và công việc. Từ đó lập ra được những chiến lược để cải thiện quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa trong tương lai.

Yên tâm tập trung vào những việc khác quan trọng hơn: trên cương vị là một người chủ doanh nghiệp. Nếu kho hàng hoạt động một cách trơn tru và suôn sẻ. Họ có thể thảnh thơi đầu óc mà tập trung vào những việc khác quan trọng hơn. Như là chiến lược phát triển cho công ty.

Tăng tính trách nhiệm và chuyên môn cho nhân viên: khi mọi công đoạn nhập, xuất, lưu kho,… đều được chuẩn hóa. Nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc của mình. Và từ đó tay nghề của họ cũng được nâng cao giúp tăng năng suất và tốc độ làm việc.

Thời gian hoạt động được rút ngắn: đi cùng với sự chuyên nghiệp và năng suất trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa. Là thời gian, nhân lực và cả chi phí được rút ngắn cho doanh nghiệp.

Tạo lòng tin cho khách hàng và đối tác: việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO. Vốn là một quy trình phức tạp và đòi hỏi kiến thức sâu rộng. Điều này giúp tăng sự tin tưởng của đối tác và khách hàng vào khả năng của doanh nghiệp. Góp phần đẩy mạnh doanh thu bán hàng.

Cách phân loại quy trình quản lý kho theo iso vật tư hàng hóa

Để có thể áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO một cách hiệu quả nhất. Chúng ta cần phân loại và áp dụng tùy thuộc theo từng thực tế kinh doanh. Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa thường được phân loại theo những cách sau đây:

Phân loại theo từng giai đoạn sản xuất

Đối với một doanh nghiệp, tùy thuộc vào từng giai đoạn sản xuất. Quy trình quản lý kho sẽ có những đặc điểm riêng biệt. Để có thể dễ dàng thích nghi với toàn bộ quá trình hoạt động. Quy trình vận hành kho theo giai đoạn sản xuất được chia thành từng loại hình như:

Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu: căn cứ vào tình hình sản xuất mà chủ doanh nghiệp sẽ quyết định số lượng nguyên vật liệu nên nhập kho. Đây và bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình sản xuất. Lượng nguyên vật liệu này sau đó sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo các tiêu chí khác nhau. Như mã, tên, đơn vị, và các đặc điểm khác nhằm mục đích phân loại và quản lý.

Quy trình quản lý kho trong sản xuất: các nguyên vật liệu sau đó sẽ được chuyển sang nhập kho sản xuất tùy vào tình hình thực tế. Các tiêu chuẩn về an toàn phải đảm bảo như phòng chống cháy nổ, tai nạn lao động. Quy trình quản lý kho trong sản xuất theo ISO còn phải đảm bảo năng suất và chất lượng.

Quy trình quản lý kho thành phẩm: Sản phẩm sau khi được hoàn thành sẽ được chuyển sang kho thành phẩm để chuẩn bị xuất đến khách hàng. Những thông tin được lưu trữ như tên sản phẩm, mã, đơn vị tính, số lượng, thành phần, ngày sản xuất,…

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa: Kho vật tư hàng hóa là nơi lưu trữ tồn kho và các vật tư cần thiết cho việc sản xuất. Đây là phần cuối cùng trong chuỗi hoạt động quản lý kho và cũng là hoạt động quan trọng không kèm. Nhờ nó mà doanh nghiệp có thể lưu trữ an toàn hàng hóa của mình.

Phân loại theo từng loại hình doanh nghiệp

Quy trình quản lý kho theo ISO được đề ra một cách tổng quát nhất. Do đó có thể không phù hợp với những doanh nghiệp trong các lĩnh vực đặc thù. Như nhà thuốc, công trường, cửa hàng, siêu thị,…

Nên việc phân loại và áp dụng linh hoạt quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa tùy theo từng loại hình doanh nghiệp là cực kì cần thiết. Giúp cho hiệu quả hoạt động của từng doanh nghiệp được phát huy.

Chi tiết quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa bao gồm rất nhiều bước khác nhau. Tuy nhiên theo ISO, quy trình quản lý kho có thể được chia ra làm 3 hình thức chính. Bao gồm quy trình quản lý mã hàng, quy trình quản lý hoạt động nhập hàng và quy trình quản lý hoạt động xuất hàng. Các quy trình quản lý kho theo ISO bao gồm các bước dưới đây:

Quy trình quản lý mã hàng

Đối với những doanh nghiệp lớn, số lượng sản phẩm có thể lên đến hàng chục ngàn. Việc quản lý theo cách ghi nhớ thông thường gần như là bất khả thi. Điều đó dẫn đến sự ra đời của mã hàng hóa.

Mã hàng hóa giúp xác định từng sản phẩm có trong kho. Hay nói một cách dễ mường tượng hơn, nó như là cái tên độc nhất của từng sản phẩm. Quy trình quản lý kho theo ISO gần như gắn liền với việc quản lý mã hàng.

Quy trình quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO gồm những bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin mới hoặc thay đổi

Trong quá trình lưu thông của hàng hóa, tùy thuộc vào từng nhu cầu của các cấp quản lý. Mã hàng của một sản phẩm có thể phải được thêm mới, thay đổi hoặc hủy bỏ.

Nếu những yêu cầu này cần được thực thi, các cấp quản lý sẽ gửi thông tin đến người quản lý kho. Thông tin này có thể bằng hình thức văn bản giấy hoặc điện tử. Nếu yêu cầu hợp lệ, người quản lý kho sẽ tiến hành thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa bỏ.

Bước 2: Kiểm tra đối chiếu với mã hàng trong kho

Sau khi tiếp nhận yêu cầu việc xử lý mã hàng. Nhân viên kho cần phải kiểm tra, đối chiếu với thực tế tình trạng của sản phẩm trong kho.

Đây là bước thường bị các nhân viên bỏ qua. Dẫn đến sự trùng lặp trong tên, mã hàng, số lượng mã hàng không chính xác, chất lượng mã hàng không đảm bảo,…

Bước 3: Tiến hành cập nhật thông tin

Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu với sản phẩm trong kho, việc tiếp theo cần phải làm là tiến hành cập nhật thông tin mã hàng lên hệ thống.

Việc sửa đổi thông tin cần phải đi kèm với những thông tin như. Ngày tháng chỉnh sửa, văn bản yêu cầu có chữ ký hợp lệ cũng như là chữ ký của người sửa đổi. Những thông tin này nhằm đảm bảo nếu có những sự cố không hay phát sinh.

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

Hoạt động đầu tiên xảy ra trong quy trình quản lý kho theo ISO là nhập kho. Nơi dòng chảy hàng hóa được đưa vào kho của doanh nghiệp.

Nhập kho bao gồm 4 loại chính như đã liệt kê ở trên. Là nhập kho nguyên vật liệu, nhập kho sản xuất, nhập kho thành phẩm và nhập kho vật tư hàng hóa. Các hoạt động nhập kho thường bao gồm những bước sau đây:

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho

Trước mỗi hoạt động nhập kho, kế hoạch được lập ra và bàn bạc để tìm ra phương hướng nhập nho tối ưu nhất. Mỗi lần nhập kho đều phục cho một mục đích cụ thể.

Ví dụ khi bộ phận sản xuất thiếu hụt nguyên vật liệu. Khi đó các nhân viên phụ trách sản xuất sẽ lập kế hoạch mua thêm nguyên vật liệu. Cùng với bản kế hoạch nhập kho cho nguyên vật liệu mới.

Kế hoạch sau đó sẽ được xét duyệt bởi ban giám đốc và tiến hành. Việc có một kế hoạch và lộ trình rõ ràng giúp việc giám sát và đốc thúc kế hoạch được hiệu quả.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa thực tế

Công tác đầu tiên sau khi nhận được kế hoạch nhập kho trong quy trình quản lý kho theo ISO là kiểm tra và đối chiếu hàng hóa trong kho. Việc này giúp đảm bảo tình hình hàng hóa đúng với thực tế. Ngăn chặn lãng phí khi kế hoạch nhập kho là không cần thiết.

Sau khi hàng tới kho, phải kiểm tra mọi thông tin về lô hàng như tên, mã, số lượng và chất lượng. Cũng như những tiêu chuẩn được quy định trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa. Nhằm mục đích giải quyết vấn đề nếu có phát sinh hàng lỗi từ nhà cung cấp.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục nhập kho

Sau khi kiểm tra được tính hợp lệ của lô hàng, nhân viên quản lý kho tiến hành nhập kho. Sau đó thực hiện lập chứng từ nhập kho đóng dấu cũng như cập nhật thông tin vào hệ thống.

Những thông này được chuyển đến các phòng ban liên quan như kế toán, sản xuất để kiểm tra và đối chiếu.

Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

Với quy trình quản lý vật tư hàng hóa theo ISO, hoạt động xuất kho cũng được chuẩn hóa thành các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Việc xuất kho hàng hóa thường có những mục đích sau: xuất kho để bán, xuất kho để sản xuất, xuất kho để lắp ráp và xuất kho để chuyển đi nơi khác.

Vì vậy, yêu cầu xuất kho có thể đến từ phía khách hàng hoặc từ phía chính công ty. Khi tiếp nhận yêu cầu, nhân viên sẽ xử lý tính hợp lệ của yêu cầu rồi mới tiếp tục xử lý.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi tiếp nhận yêu cầu xuất kho, nhân viên kho sẽ kiểm tra mã hàng đó tại kho. Để biết số lượng thực tế có đủ hàng để xuất đi hay không.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn

Đây là bước quan trọng nhất trong quản lý xuất kho bằng quy trình quản lý kho theo ISO.

Bởi nó là thông tin để công ty kiểm tra, rà soát được tình hình xuất kho hiện nay. Cũng là bằng chứng cụ thể để công ty, khách hàng đối chiếu, xử lý khi có vấn đề. Vì vậy, khi xuất kho trong bất kỳ trường hợp nào đều phải lập phiếu và hóa đơn.

Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin

Khi các thủ tục giấy tờ đã hoàn thành, nhân viên quản lý kho sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống. Và báo cáo với các bên liên quan để tiến hành xuất kho.

Đây là bốn bước cụ thể của hoạt động xuất kho bằng quy trình quản lý kho vật tư theo ISO. Quy trình quản lý kho theo ISO này hoạt động rất chuyên nghiệp và chặt chẽ.

Từ khóa:

Quy trình quản lý kho theo ISO 9001 2015
Tài liệu quy trình quản lý kho
Sơ đồ quy trình quản lý kho
Quy trình xuất nhập kho theo ISO

Nội dung liên quan: