Tự động hóa tác phẩm nghệ thuật đóng gói để tăng tốc độ đưa ra thị trường

Bởi Josh Roffman, Loftware VP Quản lý Sản phẩm

Thời điểm tiếp thị quan trọng hơn bao giờ hết. Ví dụ: một sản phẩm bán lẻ đến thị trường muộn sáu tháng có thể thấy lợi nhuận giảm đáng kể trong vòng đời của nó, ngay cả khi nó đến đúng ngân sách. Như đã nói, Quản lý tác phẩm nghệ thuật hiện là một trong những nút thắt lớn nhất trong vòng đời sản phẩm. Do các quy trình thủ công thừa thãi và lỗi thời, việc tạo ra các tác phẩm nghệ thuật bao bì là một tượng đài cho sự kém hiệu quả.

Hãy tưởng tượng một quy trình làm việc điển hình cho một thành viên của nhóm vận hành sản phẩm hoặc in ấn. Nó có thể trông giống như sau:

• Chuyển từ Adobe sang ứng dụng email để được chấp thuận cho tác phẩm nghệ thuật
• Chuyển sang Excel để theo dõi tiến trình
• Cuộn qua tài liệu Google để tìm bản sao đã được phê duyệt
• Dành một giờ trong trình khám phá tệp để cố gắng tìm ra nhiều nhất tác phẩm nghệ thuật gần đây cho một gói nhất định
• Gửi email cho các bên liên quan khác để nhận được đánh giá và phê duyệt

Một người lao động bình thường, trong bất kỳ ngành nào, có thể dành nhiều thời gian để gửi và nhận email, tìm kiếm thông tin và nói chuyện với đồng nghiệp khác. Điều này có nghĩa là họ đang dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ cụ thể cho vai trò của họ. Mặc dù đây là một vấn đề ảnh hưởng đến tất cả người lao động, nhưng việc quản lý nhãn hiệu và tác phẩm nghệ thuật lại thể hiện một điểm mấu chốt quan trọng trong vòng đời sản phẩm. Những người tham gia vào chức năng này chịu trách nhiệm về sự trình bày cuối cùng của sản phẩm vật chất trong các cửa hàng – những gì người tiêu dùng nhìn thấy và chạm vào trước khi đưa ra quyết định mua. Họ cũng chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin sản phẩm quan trọng cho người tiêu dùng, thông tin có thể được quy định bởi các tổ chức nhà nước và chính phủ.

Bất cứ điều gì có được giữa những người quản lý tác phẩm nghệ thuật và chức năng công việc của họ sẽ làm tăng thêm thời gian cho quá trình mà các công ty có thể không đủ khả năng để mất – và các quy trình thủ công kém hiệu quả hơn, tốn thời gian hơn gây trở ngại cho thời gian đáp ứng các mục tiêu thị trường.

Thảm họa về rủi ro nội dung không nhất quán

Khi nói đến Quản lý tác phẩm nghệ thuật, các công ty thường mặc định sử dụng một công cụ mà họ quen thuộc, chẳng hạn như bảng tính. Các bảng tính tương đối dễ truy cập và hầu hết nhân viên đều có hiểu biết cơ bản về cách sử dụng chúng, nhưng đó là nơi lợi thế của chúng kết thúc.

Vấn đề đầu tiên với bảng tính là bạn không thể lưu trữ tệp trong đó. Về cơ bản, Artwork Management là xử lý quy trình làm việc và đảm bảo quản lý nội dung tốt, nhưng bạn không thể lưu trữ hình ảnh trong bảng tính. Nhiều nhất, bạn có thể ghi chú về nơi chúng sẽ được tìm thấy trong một thư mục. Điều này hoạt động cho đến khi ai đó di chuyển một tác phẩm nghệ thuật mà không cập nhật thư mục hoặc ngược lại.

Thứ hai, không có cách nào tốt để lưu trữ các chú thích hoặc cuộc hội thoại. Công bằng mà nói, một giải pháp cộng tác cho phép Google Trang tính cho phép những người dùng khác nhau nhập nhận xét về các mục hành động khác nhau, nhưng không ai muốn đọc bất kỳ nhận xét nào, dù mang tính xây dựng đến đâu, nếu nó nằm gọn trong một ô nhỏ trong bảng tính và chúc bạn may mắn tìm được một nhận xét cụ thể ở giữa một bảng tính rộng lớn với nhiều dòng và hàng chục trang.

Cuối cùng và quan trọng nhất, không có cách nào tốt để triển khai kiểm soát phiên bản trên bảng tính. Thiếu cơ cấu và trách nhiệm giải trình. Về mặt hiệu quả, chỉ có hai cách – gửi email cho mọi thành viên trong nhóm phiên bản mới của bảng tính bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi hoặc cộng tác thực hiện các thay đổi trong bảng tính đám mây. Cả hai cách đều xấu. Người ta có thể thực hiện các thay đổi trên đám mây, nhưng thật khó để biết ai đã thực hiện những thay đổi đó, những thay đổi nào đã được thực hiện hoặc khi nào chúng được thực hiện. Nếu các thay đổi là sai, thì rất khó để khôi phục chúng. Email hoàn toàn không phải là thứ bắt đầu – mọi người sẽ mất chuỗi email, mất tệp và xử lý tài liệu không hoàn chỉnh hoặc sai phiên bản mà không nhận thấy rằng chúng đã lỗi thời.

Loại logjam này không chỉ là một trở ngại cho hiệu quả. Thay vào đó, nó tạo ra nguy cơ thực sự rằng một sản phẩm sẽ được tung ra thị trường với tác phẩm nghệ thuật sai. Trong trường hợp tốt nhất, sai lầm là một cái gì đó nhỏ – tác phẩm nghệ thuật mô tả một sản phẩm màu đỏ trong khi sản phẩm thực tế là màu xanh lam, giả sử. Trong trường hợp xấu nhất, sai lầm là một điều gì đó rất nghiêm trọng, chẳng hạn như bỏ sót danh sách chất gây dị ứng trên một sản phẩm thực phẩm hoặc nhận sai thông tin liều lượng trên hộp thuốc.

Ngay cả đối với các công ty không phải là dược phẩm, việc thu hồi là một hoạt động kinh doanh nghiêm túc. Những sự kiện này liên quan đến rất nhiều chi phí – có chi phí gửi thông báo thu hồi, chi phí chìm để tạo ra một sản phẩm không thể bán được, chi phí tiêu hủy hoặc đóng gói lại một sản phẩm bị thu hồi, thiệt hại về thương hiệu và thậm chí cả tiền phạt và các vụ kiện. Cuối cùng, nghiên cứu từ Trường Kinh doanh Harvard cho thấy rằng khi một công ty thu hồi một sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh của họ sẽ quảng cáo rầm rộ các phiên bản của chính họ – lợi dụng sự bất hạnh của người khác.

Dữ liệu không nhất quán và kiểm soát phiên bản là những vấn đề lớn đối với các công ty hy vọng hợp lý hóa Quy trình phát triển sản phẩm mới (NPD) và quy trình quản lý tác phẩm nghệ thuật – và đó thậm chí không phải là cách duy nhất khiến lỗi có thể xâm nhập vào quy trình đóng gói sản phẩm thủ công.

Phương pháp thủ công Giới hạn quyền truy cập vào tài sản kỹ thuật số

Như đã đề cập, việc lưu trữ nội dung ở định dạng bảng tính. Với ý nghĩ đó, hãy nói về các cách mà các công ty lưu trữ nội dung ở nơi khác.

Thông thường nhất, giải pháp là lưu trữ nội dung trong ổ đĩa mạng dùng chung hoặc trên đám mây. Vì một công ty có thể có hàng nghìn hình ảnh đại diện cho hàng chục hoặc hàng trăm dòng sản phẩm, nên việc tìm kiếm hình ảnh gần đây nhất một lần nữa trở thành một vấn đề.

Những bộ nhớ dùng chung này thường bắt đầu với mục đích tốt nhất, nhưng thường rơi vào tình trạng thối rữa. Ví dụ: các tổ chức thường lưu giữ nội dung lỗi thời, không được quản lý, không quan trọng hoặc trùng lặp. Điều này làm cho việc tìm kiếm nội dung trong thời gian hợp lý trở thành một chuyến thám hiểm lặn trong hang động. Kiểm soát phiên bản thường được xử lý bằng cách sử dụng tên tệp – vì không có cách nào để đính kèm và tìm kiếm siêu dữ liệu trong bộ nhớ dùng chung – nhưng điều này thường biến thành một mớ hỗn độn trông giống như, “Ảnh minh họa dự án 01 _ FINAL_approved_ V2_edited ”, v.v., không thể biết được bằng cách xem nội dung đang ở đâu trong quá trình phê duyệt.

Có một vấn đề khác: điều gì sẽ xảy ra khi người dùng vô tình lưu tệp vào máy cá nhân của họ, trái ngược với ổ đĩa mạng được chia sẻ?

Tình huống tốt nhất: trưởng nhóm phải đi bộ xung quanh văn phòng – một mạng giày thể thao theo nghĩa đen – và sau đó làm phiền từng thành viên trong nhóm của họ cho đến khi tài liệu yêu cầu được tạo ra. Điều này có thể dễ dàng lãng phí một ngày hoặc hơn nếu các thành viên trong nhóm ở khắp các địa điểm khác nhau. Tình huống xấu nhất: trưởng nhóm phải đi vào cửa hàng và mua thực tế một bản sao sản phẩm của họ để xác định đâu là phiên bản mới nhất của tác phẩm nghệ thuật mà họ đang tìm kiếm.

Cuối cùng, cần lưu ý rằng các thành viên nhóm tiếp thị, đóng gói, vận hành và quản lý tác phẩm nghệ thuật không phải là những người duy nhất có thể hình dung được cần truy cập vào nội dung đóng gói. C-suite, nhóm pháp lý, đóng gói, xây dựng thương hiệu, phân phối, máy in, v.v. đều là các bên liên quan trong việc ra mắt sản phẩm và tất cả họ sẽ cần hoặc muốn truy cập vào nội dung tác phẩm nghệ thuật của sản phẩm. Rất tiếc, nội dung này đã bị ẩn – nó nằm trong bộ nhớ dùng chung và họ không có quyền truy cập. Nếu họ muốn có quyền truy cập, họ phải làm việc cho nó – đó không phải là một cách tuyệt vời để đưa sản phẩm ra thị trường đúng lúc.

Khả năng hiển thị hạn chế Che giấu các nút thắt sản xuất

Nói về việc ra mắt sản phẩm, bảng tính khiến mọi người khó hiểu nếu mọi người đều đi đúng lịch trình. Trưởng nhóm thậm chí có thể có một bảng tính được thiết lập với mã màu chi tiết để thể hiện ai đến đúng giờ và ai đến muộn, nhưng vì những lý do đã được thảo luận, hệ thống này sẽ xuống cấp giống như một trò chơi Điện thoại – với thông điệp và ý định thay đổi trong quá trình phê duyệt và tạo ra sự nhầm lẫn và thông tin sai lệch.

Ở cấp độ vĩ mô hơn, thiếu khả năng hiển thị có nghĩa là các trưởng nhóm không thể hiểu các khu vực khác của đường ống đóng gói sản phẩm có thể bị lỗi ở đâu. Ngay cả khi toàn bộ nhóm sản xuất công việc của họ đúng thời hạn, có thể có các tác nhân bên ngoài liên quan như nhà thiết kế hoặc nhà in đang trì hoãn việc ra mắt sản phẩm.

Ví dụ: các thành viên trong nhóm có thể đang thực hiện công việc của họ một cách đầy đủ – nhưng bộ phận pháp lý có thể gặp khó khăn trong việc phê duyệt bản sao và hình ảnh do số lượng đánh giá và các vấn đề pháp lý cấp bách khác đòi hỏi sự chú ý của họ. Các bên liên quan về pháp lý và quy định đang thực hiện một công việc quan trọng vì các quy định chi tiết liên quan đến bao bì – đặc biệt là đối với ngành F & B và khoa học đời sống – nhưng bao bì sản phẩm không có khả năng hiển thị quy trình làm việc của họ nên có thể không nhận ra sự cần thiết phải giải quyết bất kỳ nút thắt tiềm ẩn nào. Nhóm đóng gói sản phẩm không có tầm nhìn rõ ràng về quy trình làm việc của dự án và tình trạng vai trò của các bên liên quan trong việc tạo ra sản phẩm hoặc sản xuất chính mặt hàng đó – và ngược lại.

Đây là lý do tại sao cách tiếp cận tập trung, tự động với khả năng hiển thị toàn bộ quy trình công việc, trách nhiệm giải trình của các bên liên quan và quản lý nội dung hợp lý là tốt nhất. Thay vì bị buộc phải đợi sự chấp thuận từ cơ quan pháp lý, chẳng hạn, 04. Khả năng hiển thị hạn chế che giấu các nút thắt sản xuất Có thể có các yếu tố bên ngoài liên quan làm trì hoãn việc ra mắt sản phẩm 9 nhóm chịu trách nhiệm về tác phẩm nghệ thuật có thể được thông báo chủ động về tất cả các dự án đang chờ hành động và trạng thái của chúng, để thực hiện dễ dàng ưu tiên và sắp xếp các dự án thông qua quy trình làm việc của họ. Ngoài ra, bằng cách sử dụng thư viện nội dung tập trung với bản sao, tác phẩm nghệ thuật và bản dịch đã được phê duyệt trước, người quản lý có thể đảm bảo tính nhất quán và tạo thêm hiệu quả xung quanh việc quản lý quy trình đóng gói sản phẩm. Ngoài ra, thay vì đính kèm tệp vào email và hy vọng điều tốt nhất, nền tảng Quản lý tác phẩm nghệ thuật tập trung với thư viện tài sản kỹ thuật số cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ in quyền truy cập vào tác phẩm nghệ thuật đã được phê duyệt. Người quản lý có thể kiểm tra trạng thái của công nhân, dự án của họ, cũng như trạng thái của toàn bộ vòng đời sản phẩm.

Paper Proofing Doesn’t Thay đổi tiêu điểm

Khi bạn đã lưu hành tác phẩm nghệ thuật với tất cả các bên liên quan đó và trải qua tất cả các bản sửa đổi và phê duyệt, bạn làm cách nào để đảm bảo tất cả các thay đổi cần thiết đã được thực hiện? Cơ hội nào để bạn xem và ký tên vào những gì bạn tin là tác phẩm nghệ thuật sửa đổi cuối cùng của mình và bạn gửi nó đến nhà cung cấp dịch vụ in ấn chỉ để biết rằng bạn đã bỏ lỡ sự thay đổi thành phần tinh vi đó trên nhiều biến thể của bao bì sữa chua đó?

Một giải pháp tự động với khả năng so sánh trực tuyến giúp làm nổi bật những thay đổi quan trọng đó. Loại giải pháp tự động này cho phép xem các tác phẩm đồ họa, nhãn, nội dung web và video có độ phân giải cao ở cùng độ phân giải trong thời gian thực, bất kể tốc độ kết nối. Nó cung cấp khả năng dễ dàng so sánh các phiên bản và làm nổi bật sự khác biệt giữa các tác phẩm nghệ thuật, đồng thời cho phép bạn ghi lại tất cả các thay đổi, chú thích và quyết định phê duyệt / từ chối của người dùng, nhiệm vụ và ngày / dấu thời gian. Các tính năng bổ sung giá trị khác bao gồm lịch sử kiểm tra đầy đủ các chú thích, phê duyệt và từ chối để phân tích KPI mở rộng, cùng với khả năng tự động so sánh các phiên bản và làm nổi bật sự khác biệt.

Với một hệ thống như thế này tại chỗ, việc giữ các phiên bản thẳng hàng trở nên đơn giản hơn nhiều. Bạn sẽ yên tâm khi biết rằng tác phẩm nghệ thuật cuối cùng sử dụng bản sao và hình ảnh chính xác và cập nhật nhất. Ngoài ra, bạn sẽ có một cách đáng tin cậy hơn để quản lý nội dung được bản địa hóa bao gồm các cụm từ, bản dịch và tác phẩm nghệ thuật cho các thị trường trên toàn quốc hoặc trên toàn thế giới. Tuy nhiên, dịch văn bản cho tác phẩm nghệ thuật có thể là một nỗ lực tốn kém, tuy nhiên, một thư viện các cụm từ thông dụng, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào, cho các yêu cầu sao chép đa ngôn ngữ sẽ giúp bạn mở rộng kinh doanh và thâm nhập thị trường mới. Bạn có thể tận dụng quy trình làm việc giữa các bên liên quan tham gia vào quá trình dịch trong khi đảm bảo rằng chỉ những cụm từ mới nhất, đã được phê duyệt được sử dụng trong bản sao gói. Điều đó có nghĩa là, các lỗi và sự chậm trễ tiềm ẩn sẽ biến mất.

Tài khoản Truyền thông Phản ứng cho Các khoản Giữ lại Phút Cuối

Một vấn đề nữa với các quy trình thủ công. Hãy tưởng tượng như sau: tác phẩm nghệ thuật sản phẩm của bạn đã hoàn thành. Tất cả đều được chấp thuận. Các mẫu đã được in và chúng trông rất tuyệt. Đột nhiên, ai đó nhận thấy điều gì đó – nó ‘sai màu, có lỗi đánh máy, thiếu bản sao pháp lý quan trọng.

Đây không phải là một cơn ác mộng – đó là cuộc sống thực.

Những lỗi như thế này xảy ra khi các yêu cầu về đóng gói không phù hợp với kỹ thuật quá trình sáng tạo công việc của chính nó. Nói một cách đơn giản hơn, các bước pháp lý có thể được theo dõi trong một bảng tính, các bước thiết kế được theo dõi trong một bảng tính khác và danh sách phê duyệt được theo dõi trong một bảng tính khác. Ở đâu đó, một trong những bảng tính này có thể bị bỏ qua, bị mất hoặc thậm chí bị xóa.

Những sai lầm trong tác phẩm nghệ thuật đóng gói có thể có những tác động lớn đến doanh nghiệp của bạn. Chúng có thể dẫn đến việc không tuân thủ, làm khách hàng không hài lòng, tổn hại đến danh tiếng thương hiệu, bị phạt và tiền phạt, chậm gia nhập thị trường và quan trọng nhất là an toàn cho người tiêu dùng. Các nhà quản lý có thể giải quyết hậu quả hoặc ngăn chặn các điều kiện làm phát sinh sai lầm ngay từ đầu. Ngăn ngừa khả năng xảy ra lỗi đóng gói có nghĩa là đầu tư vào nền tảng Quản lý tác phẩm nghệ thuật tập trung đặt tất cả các yêu cầu của dự án vào một kho lưu trữ có thể truy cập thuận tiện và quản lý vòng đời sản phẩm với đầy đủ tính minh bạch, khả năng hiển thị, cộng tác và trách nhiệm giải trình.

Tạo hiệu quả mới

Để quản lý tác phẩm nghệ thuật sản phẩm một cách hiệu quả, bạn cần có quy trình phê duyệt tác phẩm nghệ thuật tự động có thể được kết hợp vào vòng đời sản phẩm của bạn và được quản lý trong toàn doanh nghiệp toàn cầu của bạn. Tuy nhiên, ngày nay vẫn có nhiều công ty sử dụng các quy trình thủ công cổ xưa để quản lý tác phẩm nghệ thuật. Dữ liệu không nhất quán, quyền truy cập hạn chế vào tài sản kỹ thuật số, khả năng hiển thị kém, giao tiếp phản ứng và các quy trình tốn nhiều công sức và dễ xảy ra lỗi có nghĩa là các nhóm làm việc trong các silo hoạt động dành một lượng thời gian không đáng kể để tạo và chỉnh sửa tác phẩm nghệ thuật.

Kiểu tiếp cận thủ công này đòi hỏi việc định tuyến các tài liệu in qua các thư mục và email mang lại nhiều rủi ro và kém hiệu quả. Đầu tiên và quan trọng nhất, những tài liệu này có thể dễ dàng bị mất, bị hỏng (hãy nghĩ đến việc một tách cà phê bị đổ có thể ảnh hưởng đến kế hoạch) hoặc thất lạc gây tốn kém thời gian và năng lượng quý giá. Cuối cùng, điều này có nghĩa là có nhiều rủi ro sản phẩm bị trì hoãn trước khi đưa ra thị trường hoặc những sai lầm tiềm ẩn xảy ra – buộc phải thu hồi tốn kém và gây tổn hại, thậm chí có thể dẫn đến tiền phạt hoặc kiện tụng.

Ngay cả khi sản phẩm được đưa ra thị trường mà không gặp bất kỳ sai lầm nào, thì quá trình đạt được điều đó có thể bị phá vỡ. Các bản sửa đổi quá nhiều sẽ gây thiệt hại cho bất kỳ nhóm Quản lý tác phẩm nghệ thuật nào – hãy tưởng tượng nỗi lo lắng của việc liên tục gửi bản nháp ra để sửa đổi, chờ đợi nhiều tuần để nhận xét và sau đó xáo trộn khi bản nháp được gửi lại với các đánh dấu. Hãy tưởng tượng tất cả thời gian dành cho việc tìm kiếm tác phẩm nghệ thuật sản phẩm cập nhật, quay vòng trong chuỗi email và cố gắng cập nhật bảng tính – tất cả trước khi bạn hoàn thành bất kỳ công việc thực tế nào.

Sử dụng quy trình làm tác phẩm nghệ thuật đóng gói tự động, có thể định cấu hình, bạn có thể chuyển đổi kỹ thuật số quy trình vòng đời sản phẩm của mình để giảm độ phức tạp và nguy cơ thu hồi, đồng thời cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc và tuân thủ quy định. Trên hết, bạn có thể hợp lý hóa quy trình vòng đời đóng gói, đồng thời cho phép người quản lý và các bên liên quan theo dõi các tác phẩm nghệ thuật in và vật liệu đóng gói từ mỗi yêu cầu thay đổi thông qua toàn bộ quy trình phê duyệt.

• Trang chủ
• Công nghệ đóng gói