Cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của pháp luật

Sử dụng hóa đơn điện tử là một xu thế tất yếu khi nền công nghệ phát triển đặc biệt là trong bối cảnh hiện nay, tuy nhiên có rất nhiều các trường hợp cần đến hóa đơn giấy. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy theo quy định của pháp luật, hy vọng bài viết sẽ giúp ích được nhiều cho các bạn.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức – doanh nghiệp, giúp họ phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Tại sao lại phải in hóa đơn điện tử?

Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân doanh nghiệp (theo quy định) được ban hành tới nay đã được phổ biến và chuyển đổi nhanh chóng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử lại rất nhiều lợi ích tuy nhiên vẫn có rất nhiều trường hợp chúng ta cần phải in điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát cũng như công tác điều tra của Cơ quan chức năng.

In hóa hóa đơn điện tử nhằm:

• Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm phục vụ việc phân phối, bán hàng
• Phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, giúp việc kiểm tra giám sát của cơ quan chức năng được thuận tiện hơn.
• In theo yêu cầu của khách hàng
• In phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán
• Phục vụ công tác điều tra trong các vụ án

Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Với rất nhiều ưu nhược điểm hóa đơn điện tử, những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy mà giúp ích rất nhiều cho công việc của kế toán phải kể đến một số điểm sau.

Áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, thì hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp thông qua máy tính, mạng internet. Hóa đơn Viettel được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thông qua việc sử dụng công nghệ truyền thông và thông tin, được ký gửi bằng chữ ký số và có giá trị pháp lý như hóa đơn thông thường

Giảm bớt các thủ tục hành chính

Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt các thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, giám sát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử, không lo bị rách, cháy, hỏng,… trong các doanh nghiệp.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được nhiều những sai sót khi bên bán có thể xuất nháp hóa đơn và gửi sang bên mua để họ kiểm tra những thông tin cần thiết (xuất và chưa ký gửi gọi là xuất nháp). Khi kiểm tra nếu có sai sót, bên mua sẽ báo lại và bên bán sẽ xuất hóa đơn lại và gửi sang mà không cần phải hủy hóa đơn điện tử. Khi bên mua đồng ý với tất cả những thông tin trên hóa đơn bên bán xuất thì khi đó bên bán sẽ xuất, ký và gửi sang bên mua mà không lo bị xuất sai.

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử

Chắc hẳn rất nhiều bạn sẽ bỡ ngỡ khi lần đầu thực hiện in.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi

Vào mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” hoặc “Danh sách hóa đơn điện tử” để tìm kiếm hóa đơn điện tử cần in.

Nếu ở mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” thì nhập “số hóa đơn”, “bên mua” hoặc “số biên” vào ô tìm kiếm (có thể nhập 1 hoặc cả 3 thông tin), sau đó ấn nút tìm kiếm (biểu tượng kính lúp) để thực hiện tìm kiếm.

Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi ở mục danh sách xem nhanh.

Nếu ở mục “Danh sách hóa đơn điện tử” thì nhập vào mục “Số hóa đơn” và “Tên đối tác” (có thể nhập 1 trong hai thông tin hoặc cả 2 thông tin để tìm kiếm nhanh hơn), sau đó ấn nút tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm nhanh hơn.

Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi ở mục “Danh sách hóa đơn điện tử”

Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi

Sau khi chọn được hóa đơn điện tử cần in nhấp chuột vào biểu tượng máy in để thực hiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Bước 4: Xác nhận lệnh in

Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in, ấn xác nhận lệnh in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in

Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in tuy nhiên để hóa đơn có giá trị pháp lý cá nhân đại diện theo pháp luật phải thực hiện ký và đóng dấu theo quy định.

Trong trường hợp bạn muốn in vừa mới tạo lập và xuất hóa đơn xong bạn cần thực hiện các bước xác nhận và nhập mã để có thể in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ngay mà không cần phải tìm kiếm.

Những lưu ý khi in hóa đơn điện tử

Cách in hóa đơn điện tử không khó tuy nhiên khi in điện tử cần thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và duy nhất.

Khi thực hiện in các bạn cần lưu ý:

• In hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện 01 lần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy.
• Hóa đơn được in phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc: Hoá đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy: có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
• Chứng từ giấy sau khi in phải có chữ ký, họ tên, đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý của người bên bán để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử sau khi in.

Giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử

Đối với chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất 1 bản có giá trị pháp lý. Bản này phải đáp ứng các điều kiện như phản ánh toàn vẹn nội dung hóa đơn gốc, có ký hiệu riêng xác nhận là bản chuyển đổi, trên chứng từ phải có chữ ký, họ tên của người chuyển đổi và có dấu mộc đỏ, chữ ký của người đại diện bên bán. (Theo điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Chứng từ giấy sử dụng trong khi lưu thông hàng hóa.

Bản in điện tử chuyển đổi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong khi lưu thông, không có giá trị thanh toán hay giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế thì bản in sẽ có giá trị thanh toán.

Đối với bản sao của hóa đơn điện tử, nhiệm vụ chính của chúng là phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Bản sao này không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.

Từ khóa:

• In hóa đơn bán lẻ
• In hóa đơn bán lẻ số lượng ít
• In hóa đơn điện tử
• Cách in hóa đơn 2 liên

Nội dung liên quan:

• Nhãn dán là gì? Làm sao để in nhãn dán sản phẩm chất lượng
• Phiếu bảo hành là gì? Vai trò của phiếu bảo hành đối với khách hàng
• In thẻ nhựa là gì? Quy trình in thẻ nhựa tiêu chuẩn