Quản lý kho hàng là gì? 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ
Quản lý kho hàng là gì? Là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và thủ kho. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Quản lý kho hàng thế nào để hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát? Dưới đây sẽ là những cách quản lý kho hiệu quả được saigongifbox.com tổng hợp, sẽ giúp bạn quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Quản lý kho hàng là gì?
Nội dung bài viết
Quản lý kho hàng là gì? Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Hiện nay, các shop nhỏ có thể quản lý xuất nhập tồn kho bằng file Excel vì số lượng sản phẩm không nhiều. Nhưng khi mở rộng quy mô, số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn hay có nhiều kho hàng khác nhau, các đơn vị kinh doanh cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực, chi phí và tăng hiệu quả quản lý.
Tại sao cần quản lý kho hàng?
Tránh thất thoát hàng hóa
Quản lý kho hàng là gì? Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.
Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho chặt chẽ, minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.
Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá.
Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư:
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
Tiết kiệm chi phí lưu kho:
Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên.
Tiết kiệm chi phí mua hàng:
Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.
Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
Đối với nhà hàng/tiệm cafe/quán ăn, quản lý kho nguyên vật liệu chính là một nghiệp vụ vô cùng cần thiết.
Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.
Tăng doanh thu cho cửa hàng
Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Một trong các cách quản lý khi hiệu quả là kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.
Tăng hiệu quả vốn lưu động
Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.
Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:
Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.
Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …
Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.
Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động
Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.
Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.
4 lợi ích nếu bạn biết quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là gì? Hàng hóa là tài sản giá trị nhất của cửa hàng, quản lý kho hàng tốt chính là điều đầu tiên cần làm nếu muốn mở rộng kinh doanh. Tuy nhiên, một số chủ cửa hàng vẫn không quan tâm thậm chí coi thường công tác quản lý kho, dẫn tới mất mát không đáng có. Bởi vậy, nhận thức đúng lợi ích của kiểm soát kho là rất quan trọng.
Bảo quản hàng hoá tốt hơn
Kể cả kinh doanh online hay cửa hàng bán lẻ cũng đều nên có kho chứa hàng cho những hàng hoá cồng kềnh số lượng lớn. Việc quản lý tốt kho hàng như phân loại hàng tồn, hàng dễ hỏng dễ vỡ, sắp xếp đồ nhẹ lên trên đồ nặng hoặc sản phẩm bán chạy đặt gần cửa ra vào,… sẽ giúp bảo quản đồ tốt hơn, tránh tối đa hàng bị ấm mốc, rách, vỡ vụn gây thiệt hại cho chủ shop.
Không để đọng vốn
Hàng hoá chính là tiền vốn bạn bỏ ra để kinh doanh. Nếu như bạn lơ là khi giám sát kho thì việc những hàng lỗi mốt, hàng mất tem nhãn hay bị lỗi chất đầy trong đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận thu về, bạn vừa không thu được vốn mà còn mất thêm chi phí bảo quản chúng. Như vậy, quản lý kho hàng là rất quan trọng, nó quyết định đến doanh thu cũng như dòng xoay vốn, đừng để công việc kinh doanh chết vì hàng tồn đọng.
Tránh thất thoát hàng hoá
Một trong những nguyên nhân khiến bán hàng không đạt hiệu quả chính là tình trạng mất mát, thiếu hụt hàng hoá xảy ra thường xuyên. Điều này khiến người bán rất đau đầu, mệt mỏi vì số liệu bán hàng không khớp với số liệu thống kê trong kho, hàng ghi bán chạy nhưng doanh thu lại chẳng được bao nhiêu,… Chính vì thế, quản lý kho sát sao chính là phương pháp hiệu quả nhất khiến tình trạng này giảm dần và hết hẳn.
Định hướng kinh doanh cho người bán
Khi chủ cửa hàng đã thống kê được tất cả sản phẩm trong kho như số lượng, tình trạng mặt hàng, hàng bán chạy, hàng bán chậm,… thì đương nhiên những số liệu trong kho đó sẽ trở thành cơ sở, tư liệu hữu ích để người bán đưa nghiên cứu và áp dụng những chiến lược kinh doanh thích hợp, ví dụ tổ chức chương trình khuyến mãi, giảm giá, ưu đãi,…
Từ khóa:
- Công việc quản lý kho
- Quản lý kho excel
- Sách quản lý kho hàng
- Khái niệm quản lý kho hàng
- Phần mềm quản lý kho hàng
Nội dung liên quan:
